Online vergaderen is in veel organisaties dagelijkse kost. Maar wie legt al die goede ideeën, besluiten en actiepunten vast? Waar vroeger een collega driftig meeschreef, wordt nu steeds vaker een AI-tool ingezet. Deze zet gesproken tekst automatisch om in notulen. Handig, maar is dit ook AVG-proof?
Even opfrissen: wat houdt de AVG ook alweer in?
De AVG stelt eisen aan de verwerking van persoonsgegevens. Dit is een breed begrip. Alles waarmee je iemand kunt identificeren valt eronder: namen, stemmen, e-mailadressen, functietitels enzovoorts. Dus als jouw AI-notulist de deelnemers in een vergadering herkent en hun uitspraken opslaat, is de AVG van toepassing.
Wie zwijgt, stemt toe?
De AVG vereist een grondslag voor elke verwerking van persoonsgegevens. Er zijn er zes, de meest bekende is misschien wel ‘toestemming’. De toestemming moet vrijelijk, specifiek, geïnformeerd, ondubbelzinnig én bewijsbaar te zijn gegeven. Een simpele “Vinden jullie het goed als ik AI gebruik?” is niet voldoende. Daarnaast stelt de AVG eisen aan onder meer beveiliging en bewaartermijnen.
Let bij het gebruik van een AI-tool in je vergadering met name op de volgende punten:
- Vraag vóór het starten van de AI-tool altijd toestemming aan alle deelnemers (bijv. door een ‘pop-up’). Iedereen kan toestemming geven of weigeren; start de tool niet als iemand ‘nee’ zegt.
- Laat een link naar jouw privacyverklaring verschijnen bij het hiervoor genoemde toestemmingsverzoek.
- Zorg dat de data versleuteld wordt en dat er goed toegangsbeheer is.
- Neem de AI-tool op in je verwerkingsregister .
- Zorg dat je invloed hebt op de bewaartermijnen van de data. Je moet de persoonsgegevens verwijderen zodra je ze niet meer nodig hebt.
Verwerk je bijzondere persoonsgegevens – zoals medische gegevens, politieke opvattingen of religieuze overtuigingen – dan gelden er nóg strengere regels. In zulke gevallen is een AI-notulist meestal geen geschikte oplossing, tenzij je uitdrukkelijke toestemming hebt of als er een zwaarwegend algemeen belang is.
Kortom: AI kan veel werk uit handen nemen, maar alleen als je dit op een juridisch verantwoorde manier inzet. Twijfel je of jouw AI-tool aan de AVG voldoet, of wil je meer informatie over dit onderwerp ontvangen? Neem vrijblijvend contact met ons op, wij helpen je graag.
